I fjor ble det vedtatt midlertidige regler som åpnet for at man kunne avholde årsmøter og generalforsamlinger i boligselskaper digitalt. Etter at den midlertidige loven utløp 1. november har der derimot ikke vært mulig å avholde møter digitalt, noe som har vært utfordrende da det på grunn av smittevernregler har vært vanskelig å få gjennomført fysiske møter. Nå er det endelig vedtatt lovendringer som åpner for digitale møter på fast basis.

Endringene trer i kraft allerede 1.april og det burde med dette være mulig for alle å få gjennomført årets møter før utløpet av fristen 30.juni. Etter hva vi har fått opplyst er det ikke sannsynlig at det vil bli gitt utsatt frist for gjennomføringen av årets møter.

 

De nye reglene gjelder for både borettslag, eierseksjonssameier og boligbyggelag. Det er styrene som beslutter hvordan generalforsamling og årsmøte skal holdes. Styret står fritt til å vurdere og beslutte den møteform som passer best for sitt boligselskap. Selv om styret har besluttet å avholde møtet digitalt, kan boligeierne på visse vilkår kreve at det avholdes fysisk møte. I så fall må det fremmes krav om dette av minst to andelseiere/seksjonseiere, som til sammen utgjør minst 1/10 av stemmene. Dersom man fyller kravene, har man et krav på at møtet avholdes som et fysisk møte. Det stilles ikke noe krav om begrunnelse for kravet.

Dersom styret beslutter å gjennomføre møtet uten fysisk oppmøte, må styret sørge for at gjennomføringen av møtet skjer på en forsvarlig måte. Lovene stiller ingen krav til hvordan møtet avholdes, men reglene for gjennomføring av møtet (innkalling, protokoll etc.) må overholdes, i tillegg må styret sørge for at deltakelse og avstemning kan kontrolleres på en betryggende måte, og at deltakernes identitet kan stadfestes.

Labo kan tilby bistand til å gjennomføre digitale årsmøter/generalforsamlinger på Min side. Det er der et enkelt og kvalitetssikret system for gjennomføring av digitale møter, hvor andelseierne/seksjonseierne kan logge seg inn på møtet, komme med innspill og forslag og avgi stemmer. 

Det har vært uttrykt noe bekymring for at enkelte ikke kan bruke de digitale løsningene. Vår erfaring er at dette gjelder færre enn antatt, og at de fleste med litt bistand klarer å få registrert seg og logget seg på møtet. I løsningen på Min side vil møtet vare over flere dager, slik at det skulle være mulig å få hjelp av en venn eller et familiemedlem om nødvendig.

Er det likevel noen som ikke kan delta på digitalt møte har man flere muligheter:

  1. Man kan la seg representere ved en fullmektig. Fullmaktsreglene gjelder uansett møteform.
  2. Man kan kreve fysisk møte, forutsatt at man får med seg noen andre, slik at man er minst to stykker som til sammen utgjør minst 10 % av stemmene.
  3. Styret kan tilby dem som ønsker det en alternativ oppmøteform. Dette kan være telefonkontakt med en i styret, eller et mindre og fysisk møte med et styremedlem hvor de gjøres kjent med debatten fra møtet og får mulighet til å kommentere og avgi stemme, osv.